Questions fréquentes sur l'externalisation du back-office médico-social
Vous avez des questions sur le fonctionnement de Kléate Pro, les délais de reprise, la confidentialité ou les logiciels utilisés ? Vous trouverez les réponses ci-dessous — et si votre question n'est pas là, contactez-nous directement.
Questions et réponses
Reprise et transition
Combien de temps prend la reprise du dossier par Kléate Pro ?
La reprise complète prend 30 jours calendaires :
- J1–J5 (audit) : Analyse de votre facturation en cours, encours de créances, obligations réglementaires et structure des payeurs.
- J6–J15 (paramétrage) : Configuration du référentiel de facturation, des règles par payeur et des processus de relance.
- J16–J30 (transition) : Travail en parallèle de vos équipes — Kléate Pro produit les factures du mois en cours et vous les soumet pour validation.
À partir du 31e jour, Kléate Pro prend la main de façon autonome.
La facturation est-elle interrompue pendant la transition ?
Non. Notre phase de transition (semaines 3 et 4) est conçue précisément pour garantir la continuité totale. Kléate Pro produit les factures du mois en cours pendant que vos équipes assurent encore le suivi — puis prend la main sans aucune rupture.
Vos résidents et bénéficiaires ne voient aucun changement pendant la transition.
Kléate Pro peut-il reprendre un dossier avec des arriérés importants ?
Oui. L'audit initial comprend une évaluation complète de l'encours de créances existant. Nous gérons les arriérés dans le cadre de notre processus de recouvrement structuré — relances amiables, formelles et pré-contentieuses — en les traitant en parallèle du flux mensuel courant.
Un plan de recouvrement des arriérés est proposé dès la fin de l'audit initial.
Logiciels et données
Kléate Pro utilise-t-il un logiciel spécifique ?
Kléate Pro s'adapte à votre environnement existant. Nous travaillons avec les principaux logiciels du secteur médico-social (Ogust, Novasoft, Arche MC2, Medisys, et d'autres) et pouvons intervenir via les outils que vous utilisez déjà.
Si votre structure ne dispose pas encore d'un logiciel adapté, nous pouvons vous recommander une solution en adéquation avec vos besoins et votre taille.
Comment sont sécurisées les données de mes résidents et bénéficiaires ?
Kléate Pro traite les données personnelles de vos résidents et bénéficiaires dans le strict respect du RGPD. Un contrat de traitement des données (DPA) est signé avec chaque client dès le démarrage de la mission.
Les données ne sont jamais revendues ni partagées avec des tiers. L'accès est strictement limité aux membres de l'équipe affectés à votre dossier.
Contrats et tarification
Peut-on résilier le contrat à tout moment ?
Oui. Nos contrats sont résiliables à tout moment, avec un préavis d'un mois. Il n'existe pas d'engagement minimum sur 12 mois.
En cas de résiliation, Kléate Pro organise le retour ordonné de vos données et la transmission à votre nouvelle équipe ou prestataire, dans des conditions qui ne perturbent pas votre activité.
Kléate Pro gère-t-il plusieurs établissements simultanément ?
Oui. La formule Multi-sites est conçue pour les groupements de structures ou les opérateurs multi-établissements. Elle inclut :
- Un reporting consolidé sur l'ensemble du groupement
- Une vision individuelle par établissement
- Une tarification dégressive selon le volume global
- Un interlocuteur unique pour l'ensemble du groupement
Kléate Pro intervient-il uniquement en France ?
Oui. Kléate Pro intervient exclusivement auprès de structures médico-sociales opérant en France, soumises à la réglementation française (Code de l'action sociale et des familles, tarification ARS et Conseils Départementaux).
Votre question n'est pas ici ?
Contactez-nous directement — notre équipe répond sous 24h ouvrées, ou lors d'un diagnostic gratuit de 45 minutes.